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【提升遠距工作專業感】4個用手機App即時發信的好習慣

現在寫Email大部分都是為了工作,尤其現在防疫期間,在家工作(work from home)成為新型態,但如果剛好外出用餐,主管臨時有交付的事情需要馬上處理,這時就必須用手機發信了。手機發信時若出現「傳自手機」這種簽名檔,容易被誤會在外面摸魚;另外就算急著回信,信件內文如果充滿夾圖會難以閱讀,真心建議改成加入附件,勿讓郵件「超展開」。透過4招手機即時發信的技巧,讓主管為你留下好印象,快筆記並分享給同事吧!

方法1:設定簽名檔 避免出現「傳自手機」自動簽名檔
Email下方如果有簽名檔對於主管或是收件者來說都是一種小貼心,看完整封郵件後,如果有需要可以直接聯絡當事人,但如果用手機傳送就應該避免出現「傳自XX版的電子信箱」,對於主管來說,會給人一種輕率回覆的感覺,甚至會有一種,讓你在家遠端工作,你卻沒有坐在電腦前,而是在外面鬼混才需要用手機回信的觀感,好感度可能會有點小扣分,建議現在就到手機信箱App裡面設定簽名檔內容吧!

以小編常用的Yahoo奇摩電子信箱來說,開啟App之後按一下左上角帳號頭像進入「設定」頁面,下方有「簽名檔」功能,點進去就能進行修改。簽名檔第一行建議為「公司名稱、職稱和名字」,讓收件人瀏覽完信件後,可以立即看到發信人代表的公司和部門,更能加深印象,之後陸續加入聯絡人電話、Email、地址、統編等資訊。

而Yahoo奇摩電子信箱App方便的地方就在於,能整合其他信箱帳號,並設定各自不同的簽名檔,私人信箱可以設定輕鬆一點的簽名檔,公司信箱就記得設定正式的職稱資訊與完整聯絡方式,以免用不專業的信件結尾回信給老闆。(Yahoo信箱App還能為各個匯入的信箱帳號設定不同背景顏色,讓不同信箱不容易搞混,避免發生把私人信箱、工作信箱錯用的窘境。)

方法2:擺脫千篇一律的Email格式 套用主題信紙更吸睛
上萬封白底黑字、長得很像的Email郵件在收件匣中,想要讓收件人對你的Email多停留一點目光?其實只要多花一點小巧思就能辦到!Yahoo奇摩電子信箱可直接在寫信時加入主題信紙,讓發信者針對不同的信件內容配上適合的底圖,近百款的信紙風格從熱門的動漫主題、狗狗貓貓、到典雅賀卡風格任你選擇,還有節日類型像是濃情蜜意的情人節、喜氣滿滿的農曆新年,當然還有不可或缺的生日賀卡,一定能讓你的發信跟祝福更有特色和溫度!

方法3:信件內文夾圖改用附件 避免郵件「超展開」
用手機發送Email以格式上來說,最常出現問題的就是「夾帶圖片」,不少用戶會參雜了很多圖片在「內文」裡,讓整封郵件「超展開」,內文和圖片混在一起,非常影響閱讀的順暢性,真心建議改以「夾帶附件」的形式,讓文字和圖片檔案分開。以Yahoo奇摩電子信箱App的操作舉例,上傳圖片在內文後,圖片的右上方會有「···」符號,點下去後會出現「附加下列內容」,就能把圖片改用附加檔案的方式寄出去了,不會再讓郵件超展開!

方法4:手殘救星 整封信倒過來寫避免誤發
你有遇過信還沒寫完就不慎發出去的窘境嗎?在小螢幕的手機上更容易因為誤觸而發出還沒寫完的Email,建議可以試著將整封信倒過來寫,方法是:先把要給對方的附加檔案夾帶好,接著簡單扼要的撰寫內文,內文寫好後再下主旨,最後再輸入或選擇收件人寄出,小提醒:發出郵件前,建議自己先唸過一遍內容,審視一次整篇文字順暢度,同時找出錯字。

另外,由於手機App內的文字編輯功能相對於桌機版來說,比較沒有這麼豐富,以iPhone來說只有「粗體」、「斜體」、「加入底線」,懂得擅用其實也綽綽有餘了!在打完的文字上長點按壓數秒,就能選取需要畫重點的文字範圍,並選擇想要加上的字體格式,藉此凸顯內文重點,更能讓收信者一目瞭然整封信的重點,是上班族們必學的手機App發信技巧之一。

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